Infos für Ausstellende und Vertretende

Hier finden Sie alle wichtigen Informationen zu Terminen und Deadlines, Registrierung, Standausstattung, Ausstellerprofil und Anzeigen.

Wichtige Termine und Deadlines für die GAIN-Jahrestagung 2018

  • Anfang April
    Hochschulen können sich auf Einladung der HRK um eine Förderung bewerben.
  • Ende April
    Interessierte Einrichtungen, die keine Förderung der HRK bekommen, können sich direkt bei GAIN um eine Teilnahme bewerben.
  • 30. April
    Teilnehmende Einrichtungen können sich in einem Call for Proposals bis zum 30. April mit einem inhaltlichen Vorschlag bewerben. Die finale Planung der Programminhalte und Präsentationen findet voraussichtlich im Mai/Juni statt.
  • Mai
    Versand der detaillierten Informationen zu Sammelversand (Schenker) und sonstigen organisatorischen Details, soweit sie nicht auf der Webseite abgedeckt sind.
  • 31. Mai
    Deadline für Registrierung der Einrichtung und Anmeldung der Vertreterinnen und Vertreter.
  • 19. Juni
    Deadline für das Einreichen Ihres Ausstellerprofils, Logos und Anzeigen für die Tagungsmappe.
  • 15. Juli
    Deadline für die Bezahlung der Teilnahmekosten. Aufgrund  haushaltstechnischer Rahmenbedingungen muss die Zahlung der Teilnahmekosten vor Beginn der Tagung eingehen. Andernfalls ist eine Teilnahme nicht möglich.
  • 10.  August: Letztmöglicher Termin zur Stornierung der Teilnahme mit Anspruch auf Erstattung der Teilnahmekosten.
  • 7. – 9. September: 18. GAIN-Jahrestagung in Boston

Registrierung

1. Anmeldung zur Jahrestagung

Bitte registrieren Sie auch Teilnehmer aus gleichen Institutionen getrennt und mit jeweiligen Kontaktinformationen.

2. Hotel Reservierung Online

Für Tagungsteilnehmer ist ein Kontingent im Boston Marriott Copley Place von Mittwoch, den 5. September, bis Sonntag, den 9. September, 2018 mit kostenlosem Internetzugang reserviert.

3. Teilnahmekosten

  • $485 pro Person

Die Teilnahmekosten errechnen sich aus Kosten für Tagungsmappe, Verpflegung, Miete für Technik, etc.

4. Die Standkosten

  • Ganzer Tisch: $150 (180cm x 80cm)
  • Halber Tisch: $75 (90cm x 80cm)

Die Standkosten errechnen sich aus Miete und Aufbau der Tische, Stromversorgung und Raumausstattung. Es gibt auch die Möglichkeit, den Tisch mit einer anderen Einrichtung zu teilen. Bitte wählen sie dafür bei der Anmeldung die Option „halber Tisch“.

Nach erfolgreicher Anmeldung erhalten Sie eine Zahlungsaufforderung mit der Bitte, die Summe umgerechnet in Euro nach dem offiziellen Tageskurs des Auswärtigen Amtes auf ein Konto des DAAD in Bonn zu überweisen.

Informationen zu Standausstattung, Stand-Branding und Aufbau/Abbau

Standausstattung

  • ein Tisch
  • schwarze Tischdecke
  • zwei Stühle
  • kostenloses Internet
  • Stromversorgung

Ihr Branding

  • Wir empfehlen ein Roll-Up produzieren zu lassen und hinter den Messetisch zu stellen
  • Eine Staffelei kann bestellt werden
  • Poster, die auf die Staffelei passen, können direkt als sogenannter „Foam Mounted“ auf ein Posterboard gedruckt werden. Am einfachsten bestellen Sie diese bei FedEx Office Print & Ship Center at Boston Marriot Copley Place und holen sie vor Ort ab.
  • Weitere Standausstattung (z.B. Monitore, Ständer, Messemöbel o.ä. ) können auf eigene Kosten bestellt werden. Kontaktieren Sie dazu die Geschäftsstelle. Wir stellen gerne den Kontakt zum Technikanbieter des Hotels her.

Aufbau/Abbau

  • Ihre mit Schenker versandten Materialien stehen am 7. September ab 7:30 Uhr für Sie im Ausstellungsbereich des Hotels bereit. Der Aufbau sollte bis 9:00 Uhr abgeschlossen sein.
  • Abbau muss bis 11:00 Uhr am Sonntag, den 9. September abgeschlossen sein. (Die Talent Fair endet am Samstagabend).

Ausstellerprofile und Anzeigen

Sie haben die kostenfreie Möglichkeit, Ihre Einrichtung zu präsentieren:

  • in der gedruckten Tagungsbroschüre und
  • im digitalen Matchmaker

Dazu brauchen wir bis zum 19. Juni 2018 folgende Unterlagen :

  • Tagungsbroschüre
    Für die Präsentation Ihrer Einrichtung in der Tagungsbroschüre
    können Sie zwischen zwei Formaten wählen:
    Textformat: Eine kurze Beschreibung Ihrer Einrichtung (500-600 Zeichen). Bitte schicken Sie uns auch Logo und Weblink zu Ihrer Einrichtung.
    Anzeigenformat: Eine druckfertige Anzeige in schwarz/weiss, 112mm x 55mm (Druckvorlage). Wir empfehlen eine deutliche Präsentation von Logo, Namen der Einrichtung und Webseite.

Wir empfehlen das Textformat. Bitte schicken Sie uns Ihre Informationen bis zum 19. Juni 2018 an pansch@daad.org.

  • Matchmaker
    Bei der Anmeldung über die Converve Matchmaker- und Tagungsplattform können Sie ein Profil für Ihre Einrichtung mit bis zu 500 Zeichen erstellen. Dieses Profil ist für die Teilnehmenden nach deren Anmeldung sichtbar.