Infos für Ausstellende und Vertretende

Hier finden Sie alle wichtigen Informationen zu Terminen und Deadlines, Registrierung, Standausstattung, Ausstellerprofil und Anzeigen.

Wichtige Termine und Deadlines für die GAIN-Jahrestagung 2017

  • Anfang April
    Hochschulen können sich auf Einladung der HRK um eine Förderung bewerben.
  • Ende April
    Interessierte Einrichtungen, die keine Förderung der HRK bekommen, können sich direkt bei GAIN um eine Teilnahme bewerben.
  • 30 April
    Teilnehmende Einrichtungen können sich in einem Ausschreibungsverfahren bis zum 30. April mit einem inhaltlichen Vorschlag bewerben. Die finale Planung der Programminhalte und Präsentationen findet voraussichtlich im Mai/Juni statt.
  • Mai
    Versand der detaillierten Informationen zu Sammelversand (Schenker) und sonstigen organisatorischen Details, soweit sie nicht auf der Webseite abgedeckt sind.
  • 31. Mai
    Deadline für Registrierung der Einrichtung und Anmeldung der Vertreterinnen und Vertreter.
  • 15. Juni
    Deadline für das Einreichen Ihres Ausstellerprofils, Logos und Anzeigen für die Tagungsmappe.
  • 15. Juli
    Deadline für die Bezahlung der Teilnahmekosten.Aufgrund neuer haushaltstechnischer Rahmenbedingungen muss die Zahlung der Teilnahmekosten vor Beginn der Tagung eingehen. Andernfalls ist eine Teilnahme nicht möglich.
  • 11.  August: Letztmöglicher Termin zur Stornierung der Teilnahme mit Anspruch auf Erstattung der Teilnahmekosten.
  • 25.-27. August: 17. GAIN-Jahrestagung in San Francisco

Registrierung

1. Anmeldung zur Jahrestagung

Bitte registrieren Sie auch Teilnehmer aus gleichen Institutionen getrennt und mit jeweiligen Kontaktinformationen.

2. Hotel Reservierung Online

Für Tagungsteilnehmer ist ein Kontingent im Westin St. Francis von Mittwoch, den 23. August, bis Sonntag, den 27. August, 2017 mit kostenlosem Internetzugang reserviert.

3. Teilnahmekosten

  • $450 pro Person

Die Teilnahmekosten errechnen sich aus Kosten für Tagungsmappe, Verpflegung, Miete für Technik, etc.

4. Die Standkosten

  • Ganzer Tisch: $150
  • Halber Tisch: $75

Die Standkosten errechnen sich aus Miete und Aufbau der Tische, Stromversorgung und Raumausstattung. Es gibt auch die Möglichkeit, den Tisch mit einer anderen Einrichtung zu teilen. Bitte wählen sie dafür bei der Anmeldung die Option „halber Tisch“.

Nach erfolgreicher Anmeldung erhalten Sie eine Zahlungsaufforderung mit der Bitte, die Summe umgerechnet in Euro nach dem offiziellen Tageskurs des Auswärtigen Amtes auf ein Konto des DAAD in Bonn zu überweisen

Informationen zu Standausstattung, Stand-Branding und Aufbau/Abbau

Standausstattung

  • ein Tisch
  • schwarze Tischdecke
  • zwei Stühle
  • kostenloses Internet
  • Stromversorgung

Ihr Branding

  • Wir empfehlen ein Roll-Up produzieren zu lassen und hinter den Messetisch zu stellen
  • Eine Staffelei kann bestellt werden
  • einen Metaplaner oder eine Pinnwand gibt es nicht
  • Poster, die auf die Staffelei passen, können direkt als sogenannter „Foam Mounted“ auf ein Posterboard gedruckt werden. Am einfachsten bestellen Sie diese bei FedEx am Union Square und holen sie vor Ort ab.
  • Weitere Standausstattung (z.B. Monitore, Ständer) können auf eigene Kosten bestellt werden. Kontaktieren Sie dazu die Geschäftsstelle. Wir stellen gerne den Kontakt zum Technikanbieter des Hotels her.

Aufbau/Abbau

  • Das Material steht am 25. August ab 7:30 Uhr für Sie im Ausstellungsbereich des Hotels bereit. Der Aufbau sollte bis 9:00 Uhr abgeschlossen sein.
  • Abbau muss bis 11:00 Uhr am Sonntag, den 27. August abgeschlossen sein. (Die Talent Fair endet bereits am Samstag).
  • Aussteller, die im Italian Room untergebracht sind, müssen ihre Ausstellungsmaterialien bis 8:30 am Sonntagmorgen abräumen oder in den Colonial Room bringen.

Ausstellerprofile und Anzeigen

Dieses Jahr können Sie den Teilnehmenden Ihre Einrichtung zwei Mal präsentieren:

Dazu brauchen wir bis zum 15. Juni 2017 folgende Unterlagen :

  • Tagungsbroschüre
    Eine druckfertige Anzeige in schwarz/weiss, 112mm x 55mm (Druckvorlage). Die Gestaltung ist Ihnen überlassen. Wir empfehlen eine deutliche Präsentation von Logo, Namen der Einrichtung und Webseite (Beispiel).
  • Matchmaker
    Bei der Anmeldung über die Converve Matchmaker- und Tagungsplattform können Sie ein Profil für Ihre Einrichtung mit bis zu 500 Zeichen erstellen. Dieses Profil ist für die Teilnehmer/-innen nach deren Anmeldung sichtbar.

Bitte schicken Sie uns Anzeige, Logo und Aktualisierungswünsche bis zum 15. Juni 2017 an info@gain-network.org.